La gestion des processus d’achat est une tâche incontournable pour gagner en productivité, mais aussi pour améliorer la rentabilité de votre entreprise. Mais avant toute chose, un processus d’achat est l’ensemble des opérations qui permettent à l’entreprise de disposer de services utiles à son activité et de biens. Pour cela, les processus d’achat doivent être construits avec rigueur. Nous avons déterminé pour vous les différentes étapes d’un bon processus d’achat.

Déterminer le besoin

Tous les adjoints n’ont pas encore la même vision des enjeux liés à l’achat, voilà, la première étape du processus d’achat est de déterminer le besoin. Pour cela, la solution la plus adaptée est de rédiger un cahier des charges détaillé. Vous pouvez donc analyser la gestion des moyens de paiement et dépenses.

Rechercher les bons fournisseurs

Une fois le besoin de l’entreprise déterminé, la seconde étape est de réaliser un sourcing pour désigner les bons fournisseurs. Ceci permet de faciliter les achats. Alors, elle doit collecter les informations utiles pour chacun des fournisseurs, réaliser un inventaire détaillé qui permet de comparer les fournisseurs et leurs prix respectifs, contrôler les homologations pour se garantir que les fournisseurs choisis répondent aux besoins de l’entreprise.

Projeter un appel d’offres

Une fois le choix établi, il est temps d’entrer en relation avec vos fournisseurs. Confiez une équipe qui va garantir la bonne compréhension des besoins. La plupart des entreprises incluent leur principal client acheteur dans la projection de l’appel d’offres. Après, envoyez par voie postale ou mail un dossier aux fournisseurs. Ce dossier doit contenir de l’ensemble des règles et dates conduisant l’appel d’offre, du cahier des charges et d’un questionnaire visant à acquérir des informations complémentaires sur l’entreprise.

Inventorier et choisir son partenaire

La sélection du partenaire le plus adapté doit être réalisée sur la base de l’analyse de nombreux critères comme la qualité du produit livré, le coût total proposé, la conformité du délai de fabrication et de livraison, la sécurité et la pérennité financière de l’entreprise.

• La négociation du meilleur contrat

Il convient d’installer une tactique claire en interne pour conduire les meilleures négociations. Il faut donc préparer des idées solides pour recevoir l’accord de futur partenaire.

• Signer le contrat

La dernière étape du processus d’achat consiste à formuler un bon de commande ou un contrat commercial entre votre entreprise et le fournisseur. Ce document doit poursuivre tous les accords convenus lors des étapes précédentes. Il est important de ne pas oublier le service après-vente, les conditions de rupture du contrat ni de préciser la juridiction compétente en cas de conflit. Sa signature peut se faire après l’acceptation du contenu par les deux parties. La relation commerciale est donc scellée jusqu’à rupture du contrat.